Zwolnienie z umowy na czas nieokreślony: Legalne przyczyny i kroki

Zwolnienie pracownika z umową o pracę na czas nieokreślony to zawsze ważny i często trudny moment, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Zrozumienie prawnych aspektów tego procesu jest kluczowe, aby zapewnić zgodność z przepisami Kodeksu pracy i uniknąć potencjalnych sporów. W tym artykule przyjrzymy się, jakie są legalne przyczyny zwolnienia, jak wygląda procedura i jakie prawa przysługują obu stronom.

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na umowę o pracę na czas nieokreślony jest procesem ściśle uregulowanym przez polski Kodeks pracy. Nie jest to dowolna decyzja pracodawcy, lecz działanie obwarowane szeregiem wymogów prawnych. Podstawową zasadą jest to, że pracodawca musi wskazać konkretną, prawdziwą i uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia. Przyczyny te mogą wynikać z sytuacji pracownika, jego postawy i sposobu wykonywania obowiązków, ale także z obiektywnych potrzeb i sytuacji zakładu pracy.

Kluczowym wymogiem legalnego wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony jest podanie przyczyny, która musi być konkretna, prawdziwa i uzasadniona. Dlaczego jest to tak istotne? Kodeks pracy chroni stabilność zatrudnienia, dlatego pracodawca nie może zwolnić pracownika z błahego lub nieprawdziwego powodu. Podana przyczyna musi być faktyczna i obiektywna, a jej istnienie powinno być możliwe do udowodnienia przed sądem pracy, gdyby pracownik zdecydował się na odwołanie od wypowiedzenia. W prawie pracy rozróżniamy dwa podstawowe sposoby zakończenia stosunku pracy z pracownikiem posiadającym umowę na czas nieokreślony: wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia oraz rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, potocznie zwane zwolnieniem dyscyplinarnym. Wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia jest standardową procedurą, stosowaną w większości przypadków, gdy istnieją uzasadnione przyczyny leżące po stronie pracownika lub pracodawcy, które nie mają charakteru rażącego naruszenia obowiązków. Pracodawca podaje przyczynę i musi przestrzegać ustawowych okresów wypowiedzenia, które zależą od stażu pracy. Zwolnienie dyscyplinarne, uregulowane w artykule 52 Kodeksu pracy, jest środkiem ostatecznym. Może być zastosowane tylko w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych przez pracownika, popełnienia przez niego przestępstwa lub utraty uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy. W tym przypadku umowa rozwiązywana jest natychmiast, bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Przyczyny zwolnienia pracownika z umowy na czas nieokreślony można podzielić na dwie główne kategorie: te leżące po stronie pracownika oraz te niezależne od niego, wynikające z sytuacji pracodawcy. W ramach przyczyn leżących po stronie pracownika, wyróżniamy dalszy podział na naruszenia zawinione i niezawinione.

Zawinione naruszenia obowiązków pracowniczych stanowią podstawę do zastosowania bardziej rygorystycznych środków, w tym nawet zwolnienia dyscyplinarnego. Do najczęstszych przykładów takich naruszeń należą:

• Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, takie jak stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem środków odurzających.
• Kradzież mienia pracodawcy lub współpracowników.
• Dopuszczenie się rażącej nieuczciwości wobec pracodawcy lub kontrahentów.
• Ciężkie zaniedbanie obowiązków, które naraziło pracodawcę na szkodę.
• Długotrwała, nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.
• Naruszenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które stworzyło bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia.

Choć Kodeks pracy nie wymienia wprost "utraty zaufania" jako samodzielnej przyczyny wypowiedzenia, może ona stanowić uzasadniony powód do rozwiązania umowy, pod warunkiem, że jest ona obiektywnie uzasadniona i wynika z konkretnych działań lub zaniechań pracownika. Utrata zaufania musi być oparta na faktach, a nie na subiektywnych odczuciach pracodawcy. Przykładowo, jeśli pracownik dopuścił się kłamstwa, zataił ważne informacje lub wykazał się brakiem rzetelności w kluczowych zadaniach, pracodawca może argumentować utratę zaufania jako podstawę do wypowiedzenia.

Niska efektywność pracy, zwłaszcza jeśli jest uporczywa i występuje pomimo wcześniejszych upomnień lub szkoleń, może również stanowić podstawę do zwolnienia. Jeśli pracownik systematycznie nie osiąga wymaganego poziomu wyników, nie wykonuje poleceń lub wykonuje je w sposób wadliwy, a pracodawca podjął kroki w celu poprawy sytuacji (np. udzielił nagany, wyznaczył nowe cele, zaoferował wsparcie), to takie uporczywe niewykonywanie obowiązków może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i uzasadniać wypowiedzenie umowy.

Długotrwała, ale usprawiedliwiona nieobecność w pracy, na przykład z powodu choroby, stanowi niezawinioną przyczynę leżącą po stronie pracownika. Kodeks pracy przewiduje jednak pewne limity czasowe dla takiej ochrony. Po upływie określonego okresu (np. po 182 dniach niezdolności do pracy w ciągu roku, z pewnymi wyjątkami), pracodawca może rozwiązać umowę o pracę, pod warunkiem, że dalsze zatrudnienie pracownika stanowiłoby dla firmy nadmierne obciążenie lub pracownik nie rokuje odzyskania zdolności do pracy. Warto jednak pamiętać, że w takich sytuacjach pracodawca często musi wykazać, że nie ma możliwości zapewnienia pracownikowi innego, odpowiedniego stanowiska.

Zwolnienie dyscyplinarne, uregulowane w artykule 52 Kodeksu pracy, jest środkiem nadzwyczajnym, zarezerwowanym dla sytuacji, w których pracownik dopuścił się szczególnie ciężkiego naruszenia swoich obowiązków. Pracodawca musi działać szybko ma tylko miesiąc od momentu dowiedzenia się o przyczynie uzasadniającej zwolnienie na podjęcie decyzji. Jest to tzw. termin prekluzyjny, którego przekroczenie powoduje utratę prawa do zwolnienia dyscyplinarnego. Kluczowe jest, aby przyczyna była rzeczywiście poważna i obiektywnie uzasadniała natychmiastowe zakończenie współpracy.

Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, które może prowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego, obejmuje między innymi:

• Stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem środków odurzających.
• Kradzież lub przywłaszczenie mienia pracodawcy lub innych pracowników.
• Rażące naruszenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które naraziło innych na niebezpieczeństwo.
• Umyślne działanie na szkodę pracodawcy, np. ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa.
• Ciężkie naruszenie godności osobistej współpracowników lub przełożonych.

Sąd Pracy w wyroku z dnia 15.03.2023 (sygn. akt III PK 10/22) orzekł, że „nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy przez 5 dni, połączona z brakiem kontaktu z pracodawcą i ignorowaniem wezwań do stawienia się w celu wyjaśnienia sytuacji, stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika”.

Utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy z winy pracownika to kolejny powód, który może skutkować zwolnieniem. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik dla wykonywania swojej pracy potrzebuje określonych dokumentów lub licencji, a ich utrata następuje z jego winy. Klasycznym przykładem jest kierowca, który traci prawo jazdy z powodu przekroczenia limitu punktów karnych lub prowadzenia pojazdu pod wpływem alkoholu. W takim przypadku, skoro pracownik nie może już wykonywać swoich podstawowych obowiązków, pracodawca może uznać to za podstawę do rozwiązania umowy.

Po drugiej stronie spektrum przyczyn leżących po stronie pracownika znajdują się te, które od niego nie zależą. Należą do nich przede wszystkim sytuacje związane z organizacją pracy i kondycją finansową pracodawcy. Najczęściej spotykane powody to likwidacja stanowiska pracy, szeroko pojęta restrukturyzacja firmy lub jej zła kondycja finansowa, która wymusza redukcję zatrudnienia.

Likwidacja stanowiska pracy jako przyczyna wypowiedzenia musi być realna. Oznacza to, że dane stanowisko faktycznie przestaje istnieć w strukturze firmy. Pracodawca musi być w stanie wykazać, że likwidacja nie jest tylko pozorna, czyli że nie chodzi o zmianę nazwy stanowiska lub niewielką modyfikację zakresu obowiązków, a o faktyczne zaprzestanie potrzeby istnienia danego etatu. Sąd pracy może badać, czy likwidacja była faktyczna, czy jedynie pretekstem do zwolnienia pracownika.

Ważne jest rozróżnienie między rzeczywistą likwidacją stanowiska a jego reorganizacją. Jeśli pracodawca zmienia nazwę stanowiska, ale zakres obowiązków pozostaje w dużej mierze ten sam, lub obowiązki te zostają przypisane innym pracownikom, może to sugerować, że nie doszło do faktycznej likwidacji. Podobnie, jeśli po zwolnieniu pracownika na jego miejsce zatrudniony zostaje nowy pracownik do wykonywania tych samych zadań, może to być dowodem na pozorność likwidacji.

Restrukturyzacja firmy, obejmująca zmiany organizacyjne, technologiczne lub ekonomiczne, a także trudna sytuacja finansowa pracodawcy, mogą stanowić uzasadnioną przyczynę redukcji zatrudnienia. W takich przypadkach pracodawca ma prawo do zwolnienia pracowników, jeśli jest to niezbędne dla dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Kluczowe jest jednak, aby zwolnienia te były przeprowadzane w sposób obiektywny i niedyskryminujący.

W przypadku konieczności redukcji zatrudnienia, pracodawca powinien stosować obiektywne i niedyskryminujące kryteria doboru pracowników do zwolnienia. Mogą one obejmować:

• Kwalifikacje i posiadane umiejętności pracownika w kontekście potrzeb firmy.
• Doświadczenie zawodowe i staż pracy.
• Ocena pracy pracownika (np. wyniki pracy, zaangażowanie).
• Sytuacja rodzinna pracownika (np. posiadanie dzieci na utrzymaniu, status osoby samotnie wychowującej dziecko) choć to kryterium jest często dyskusyjne i może być trudniejsze do obiektywnego zastosowania.
• Stan zdrowia pracownika, jeśli ma to wpływ na jego efektywność.

Procedura zwolnienia pracownika z umowy na czas nieokreślony wymaga od pracodawcy dopełnienia szeregu formalności. Ich prawidłowe wykonanie jest kluczowe dla legalności całego procesu i zapobiegania potencjalnym sporom sądowym. Zaniedbanie któregokolwiek z tych kroków może skutkować uznaniem wypowiedzenia za niezgodne z prawem.

Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy, jeśli w firmie działają związki zawodowe, jest przeprowadzenie konsultacji związkowej. Pracodawca ma obowiązek pisemnie poinformować reprezentującą pracownika organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę, podając przyczynę zwolnienia. Związki zawodowe mają 5 dni na przedstawienie swojego stanowiska w tej sprawie. Należy jednak pamiętać, że opinia związków zawodowych nie jest wiążąca dla pracodawcy może on podjąć decyzję o zwolnieniu nawet wbrew stanowisku związków, ale musi je uwzględnić.

Kluczowe elementy prawidłowego wypowiedzenia umowy o pracę obejmują przede wszystkim formę pisemną. Wypowiedzenie musi być sporządzone na piśmie, a jego treść musi jasno wskazywać przyczynę zwolnienia. Ponadto, wypowiedzenie powinno zawierać pouczenie o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy. Termin na złożenie odwołania wynosi 21 dni od dnia doręczenia pisma pracownikowi. Brak któregokolwiek z tych elementów może stanowić podstawę do uznania wypowiedzenia za wadliwe.

Najczęściej popełniane błędy przez pracodawców w procesie wypowiadania umowy obejmują:

• Brak formy pisemnej wypowiedzenia ustne wypowiedzenie jest nieważne.
• Ogólnikowe lub nieprecyzyjne uzasadnienie przyczyny zwolnienia, które nie pozwala pracownikowi zrozumieć podstawy decyzji pracodawcy.
• Podanie nieprawdziwej lub nieistniejącej przyczyny zwolnienia.
• Brak pouczenia pracownika o jego prawie do odwołania się do sądu pracy i terminie na jego złożenie.
• Niezachowanie lub nieprawidłowe obliczenie okresu wypowiedzenia.
• Niedopełnienie obowiązku konsultacji ze związkami zawodowymi, jeśli są one w firmie obecne.

Prawidłowe sformułowanie przyczyny zwolnienia w wypowiedzeniu jest niezwykle ważne. Przyczyna ta powinna być konkretna, czyli wskazywać na konkretne zdarzenie, zachowanie lub sytuację. Musi być prawdziwa, co oznacza, że faktycznie zaistniała. Powinna być zrozumiała dla pracownika i, co najważniejsze, możliwa do udowodnienia przed sądem pracy. Zamiast ogólnikowych stwierdzeń typu "niewystarczająca efektywność", lepiej wskazać konkretne przykłady niezrealizowanych celów, błędów w pracy lub nieosiąganych wyników w porównaniu do normy lub oczekiwań.

Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony zależy od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy:

Staż pracy u danego pracodawcy	Okres wypowiedzenia
Krótszy niż 6 miesięcy	2 tygodnie
Co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
Co najmniej 3 lata	3 miesiące

W okresie wypowiedzenia pracownik zazwyczaj ma obowiązek świadczyć pracę zgodnie z umową. Pracodawca ma jednak pewne możliwości w tym zakresie. Może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia, jeśli uzna to za uzasadnione. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za cały okres wypowiedzenia, chyba że umowa stanowi inaczej w ściśle określonych przypadkach (np. gdy pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia obowiązków). Pracodawca może również zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia.

Zasady zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia są korzystne dla pracownika. Jeśli pracodawca zdecyduje się zwolnić pracownika z obowiązku stawiania się w pracy, pracownik nadal otrzymuje wynagrodzenie za cały okres wypowiedzenia. Jest to często stosowana praktyka, szczególnie gdy pracodawca chce uniknąć potencjalnych konfliktów lub gdy pracownik zajmuje stanowisko, którego opuszczenie mogłoby narazić firmę na straty. Pracownik w tym czasie jest nadal formalnie zatrudniony i ma prawo do wszystkich świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Polskie prawo pracy przewiduje szczególną ochronę przed zwolnieniem dla niektórych grup pracowników. Ma to na celu zapewnienie im stabilności zatrudnienia w okresach, gdy są oni szczególnie narażeni lub potrzebują szczególnej ochrony, na przykład ze względu na wiek, stan zdrowia czy obowiązki rodzinne.

Ochrona przedemerytalna obejmuje pracowników, którym do osiągnięcia wieku emerytalnego brakuje nie więcej niż 4 lata. W takich przypadkach pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę, chyba że zachodzą szczególnie uzasadnione powody, takie jak likwidacja firmy lub rażące naruszenie obowiązków pracowniczych. Celem tej ochrony jest umożliwienie pracownikom spokojnego przepracowania ostatnich lat przed emeryturą, bez obawy o nagłe utratę zatrudnienia.

Absolutny zakaz wypowiadania umów o pracę dotyczy kobiet w ciąży oraz pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych. Ochrona ta trwa przez cały okres ciąży i urlopu, a w przypadku urlopów związanych z rodzicielstwem, może być przedłużona. Jest to fundamentalna zasada mająca na celu ochronę zdrowia matki i dziecka oraz zapewnienie stabilności finansowej rodzinie w kluczowym momencie.

Oprócz wyżej wymienionych grup, szczególną ochroną przed zwolnieniem objęci są również:

• Działacze związkowi, zwłaszcza członkowie zarządów zakładowych organizacji związkowych, w okresie pełnienia funkcji.
• Pracownicy, którym brakuje nie więcej niż 2 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeśli okres zatrudnienia u danego pracodawcy umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z tym dniem.
• Pracownicy w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu choroby lub odosobnienia, o ile nie przekroczono określonych w przepisach limitów czasowych.
• Członkowie rady pracowniczej przedsiębiorstwa państwowego.

W sytuacji, gdy pracownik uważa, że został zwolniony niezgodnie z prawem, nieuzasadnienie lub z naruszeniem przepisów, przysługuje mu prawo do odwołania się od tej decyzji. Podstawowym narzędziem prawnym w takiej sytuacji jest złożenie pozwu do sądu pracy.

Pracownik ma 21 dni kalendarzowych na złożenie pozwu do sądu pracy od dnia doręczenia mu pisma wypowiadającego umowę o pracę. Termin ten jest terminem prawa materialnego, co oznacza, że jego przekroczenie zazwyczaj skutkuje utratą prawa do dochodzenia swoich roszczeń. Pozew należy złożyć w sądzie rejonowym właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce wykonywania pracy.

W przypadku uznania przez sąd pracy, że wypowiedzenie było niezgodne z prawem, pracownik może żądać:

• Uznania wypowiedzenia za bezskuteczne w takim przypadku stosunek pracy trwa nadal, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za okres od dnia doręczenia wypowiedzenia do dnia orzeczenia sądu.
• Przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach jeśli pracownik nie chce kontynuować zatrudnienia lub nie jest to możliwe, może żądać odszkodowania.
• Odszkodowania jego wysokość jest zazwyczaj równowartością wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, w zależności od stażu pracy pracownika.

Przeczytaj również: Przerwy w pracy: Ile minut Ci się należy? Poznaj swoje prawa!

Twoja droga przez procedury zwolnienia co dalej?

Zwolnienie pracownika na umowę o pracę na czas nieokreślony to proces, który wymaga od pracodawcy precyzyjnego przestrzegania przepisów Kodeksu pracy, a od pracownika znajomości swoich praw. Mam nadzieję, że ten artykuł dostarczył Ci jasnych informacji na temat legalnych przyczyn, procedur i ochrony, które towarzyszą tym złożonym sytuacjom.

Oto kluczowe wnioski, które warto zapamiętać:

• Zwolnienie musi być poprzedzone podaniem konkretnej, prawdziwej i uzasadnionej przyczyny.
• Rozróżniamy zwolnienie z wypowiedzeniem (z przyczyny pracownika lub pracodawcy) oraz zwolnienie dyscyplinarne (za ciężkie naruszenie obowiązków).
• Istnieją grupy pracowników objęte szczególną ochroną przed zwolnieniem, a pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy w ciągu 21 dni.

Z mojego doświadczenia wynika, że kluczem do uniknięcia problemów jest zawsze transparentna komunikacja i skrupulatne przestrzeganie formalności. Nawet jeśli przyczyna zwolnienia jest obiektywnie uzasadniona, błędy proceduralne mogą doprowadzić do długotrwałych i kosztownych sporów sądowych. Dlatego warto poświęcić czas na dokładne zrozumienie każdego etapu procesu.

A jakie są Wasze doświadczenia w tym temacie? Czy mieliście do czynienia z sytuacją wymagającą głębszego zrozumienia przepisów dotyczących zwolnień? Podzielcie się swoimi przemyśleniami i pytaniami w komentarzach poniżej!